Databeheer vereist nadenken op een hoger niveau

Nieuwsbericht -

Tablet and graphs

Banken werken met grote hoeveelheden data. Het is belangrijk dat deze data eenduidig en van hoge kwaliteit zijn, en dat de hele organisatie er gebruik van kan maken. Daarnaast is betrouwbare informatie noodzakelijk om de verplichte rapportages waar toezichthouders tegenwoordig om vragen op te leveren. Webwereld interviewde Frans Gallegos Ruiz en Sandra Wennemers over het belang van dezelfde taal spreken.

Bij ABN AMRO zijn in tientallen jaren tijd op de verschillende afdelingen allerlei systemen ontwikkeld die van eigen data gebruikmaken. Vooral toen men met datawarehousing begon en probeerde de data bij elkaar te brengen, werd duidelijk dat het heel veel werk is om al die gegevens goed op elkaar af te stemmen.

“De termen die afdelingen en systemen gebruiken, zijn vaak niet eenduidig”, licht dataconsultant Frans Gallegos Ruiz toe. “Een term kan in verschillende contexten verschillend worden geïnterpreteerd. Maar er worden ook verschillende termen voor hetzelfde gebruikt. Om goed in kaart te brengen welke gegevens door verschillende processen worden gebruikt, moeten we veel overleggen met afdelingen. Wij analyseren de data-elementen, waarna we kunnen aangeven wat de precieze betekenis ervan is. Vervolgens stellen we een lijst duidelijke termen en beschrijvingen op.”

Lijn in de data brengen

Het begrip klant is een goed voorbeeld van zo'n begrip, vertelt dataconsultant Sandra Wennemers. “De ene afdeling heeft het over 'klanten', een andere over 'clients' of 'customers'. Op het eerste gezicht lijkt iedereen hetzelfde te bedoelen. Maar vraag je door, dan blijkt dat de afdeling marketing ook 'prospects' meetelt. Dat zijn nog geen klanten, maar kunnen dat wel worden. Terwijl voor een andere afdeling alleen bestaande klanten met een actieve rekening meetellen.”

Er zitten dus nuanceverschillen in de termen die afdelingen gebruiken. “Dat is op zich niet erg, zolang je het maar weet”, zegt Sandra. “Want zodra je de gegevens van klanten, clients en customers wilt integreren, moet je eerst gesprekken met die afdelingen voeren om te achterhalen over welke data het precies gaat, zodat je straks geen appels met peren vergelijkt.”

“Naast het verduidelijken van de termen en definities, zorgen we ook voor het plaatsen van een term in de juiste context”, vult Frans aan. “Hierdoor wordt nog duidelijker waar het over gaat en kunnen er verbanden worden gelegd.” Zo hoort bijvoorbeeld een geboortedatum bij een individu en een gepland aflossingsbedrag bij het terugbetalingsschema van een lening.

Over afdelingen heen

Binnen een afdeling gaat het meestal wel goed. Daar spreekt men dezelfde taal. Het wordt pas een uitdaging als mensen over verschillende afdelingen heen met elkaar praten, zoals bij de verplichte rapportages die toezichthouders van banken vragen om risico's in kaart te brengen. “Daar heb je een totaalbeeld voor nodig”, vertelt Sandra. “Daarom stellen wij momenteel een groot digitaal woordenboek samen. Zodat we bij de bank allemaal dezelfde terminologie gebruiken.”

“De gesprekken over afdelingen heen verlopen hiermee soepeler, omdat er een heleboel ruis van de lijn wordt gehaald”, gaat Sandra verder. “Het wordt beter en sneller inzichtelijk om welke data het gaat, waar gegevens vandaan komen en hoe betrouwbaar ze zijn. Als bank worden we er wendbaarder door en kunnen we sneller op vragen reageren. Zonder woordenboek komen we er ook wel achter, maar kost het veel meer tijd. Data zijn een asset waaruit we veel informatie halen. Als de informatiehuishouding op orde is, biedt dat veel meerwaarde.”

Center of Expertise Data Management

Dit vraagt om een andere manier van werken bij de bank. Daarom is het Center of Expertise Data Management (CoE DM) in het leven geroepen. Het bestaat uit een team van ervaren dataspecialisten die de organisatie bijstaan, zoals Frans en Sandra . “We leiden medewerkers op, maken ze bekend met de andere manier van werken en de daarbij te gebruiken standaarden voor datamanagement, geven advies en reiken middelen aan die mensen nodig hebben om het proces goed en efficiënt te laten verlopen”, licht Frans toe.

Daarnaast helpen de dataconsultants van het CoE DM mee in projecten, als dat nodig is. “En heb je geen hulp van ons nodig? Dan doen wij een kwaliteitsreview om te zien of alles inderdaad goed gaat”, gaat hij verder. “Wij werken bij het CoE DM volgens een richtlijnenboek genaamd DMBOK, het Data Management Body of Knowledge. Een framework dat best practices beschrijft voor alle aspecten die bij datamanagement van belang zijn. DMBOK is de industriestandaard.”

Van projectbelang naar bedrijfsbelang

Het Center of Expertise wordt bij elk IT-project betrokken. Want in elk project spelen data een rol, benadrukt Frans. “Tijdens een intake bekijken we welke gebieden het project allemaal raakt. Welke data zijn er al, welke structuren kunnen ze gebruiken bij de analyse van de voorwaarden? Voor veel mensen is het nieuw dat ze nu breder moeten kijken dan alleen een project. We willen ze op een niveau hoger laten nadenken, wat betekent dat we ze stimuleren om de bruikbaarheid van de data over de hele keten te zien.”

Het gaat erom dat mensen niet alleen kijken naar de specifieke voorwaarden van het project waar ze mee bezig zijn, maar ook of gegevens ergens anders in de organisatie een rol kunnen spelen. “Zo gaan we van projectbelang naar bedrijfsbelang. We kunnen bijvoorbeeld aangeven welke data al door andere afdelingen worden beheerd, zodat we deze niet meer opnieuw hoeven te verzamelen.”

Datamodel ontwerpen

Momenteel leveren de medewerkers van het Center of Expertise Data Management vooral ondersteuning en draaien ze mee in projecten. Sandra: “We beginnen bij de projectstart met de requirements. Die zijn dan nog in een eigen taal opgesteld. Onze eerste stap is de requirements vertalen naar begrippen uit het nieuwe standaardwoordenboek. Zodat iedereen in een zo vroeg mogelijk stadium de nieuwe universele taal spreekt. Zodra wij de requirements vertaald hebben, helpen we vaak ook om het datamodel van de database te ontwerpen. Op die manier worden steeds vaker dezelfde datamodellen gebruikt en zijn onze databases volgens dezelfde standaard ontwikkeld. Een projectteam kan zo'n datamodel vervolgens zelf implementeren. Zodra iedereen aan de nieuwe manier van werken gewend is, mogen projectteams ook zelf een datamodel ontwerpen. Dan doen wij alleen de review nog.”

Delen

Lees meer over

Filteren op