Privacy statement ABN AMRO wervings- en selectieproces

Dit is het privacy statement voor alle kandidaten die deelnemen aan het wervings- en selectieproces van ABN AMRO. Het wervings- en selectieproces start op het moment dat je solliciteert op een vacature van ABN AMRO. Het proces eindigt op het moment dat je ofwel bent afgewezen ofwel een arbeidsovereenkomst met ABN AMRO hebt ondertekend. In dit privacy statement kun je lezen hoe ABN AMRO tijdens het wervings- en selectieproces omgaat met jouw persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

ABN AMRO is verantwoordelijk voor jouw gegevens. De volledige gegevens van ABN AMRO zijn: Gustav Mahlerlaan 10, 1082 PP te Amsterdam.  

Functionaris voor de gegevensbescherming

ABN AMRO heeft een functionaris voor de gegevensbescherming. De functionaris houdt binnen de organisatie van ABN AMRO toezicht op de toepassing en naleving van de privacy regelgeving. De contactgegevens zijn: privacy.office@nl.abnamro.com.

Herkomst persoonsgegevens

Het merendeel van de persoonsgegevens die ABN AMRO van jou verwerkt heeft zij van jouzelf verkregen. ABN AMRO gebruikt daarnaast ook gegevens over jou die zij uit een mogelijk andere bron heeft verkregen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende bronnen: 

  • Een uitzend- of recruitment bureau.
  • Openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van sociale media die niet privé zijn.
  • Het Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen. Op de site van de NVB lees je meer over dit waarschuwingssysteem en hoe dit werkt: nvb.nl/IFI
  • Voordat je in dienst treedt bij de bank word je gescreend. De bank ontvangt in dat kader persoonsgegevens van jou van het bureau dat de screening doet. Lees meer over deze screening hieronder in ‘Pre-employment screening’.  

Op basis waarvan verwerkt de bank jouw gegevens?

ABN AMRO gebruikt jouw gegevens voor één of meer van de volgende redenen:

Wet- en regelgeving 
ABN AMRO verwerkt ook jouw gegevens omdat ze dat moet doen op grond van verschillende wet- en regelgeving. Er gelden veel regels voor banken. ABN AMRO moet beschikken over een integere bedrijfsvoering om de integriteitsrisico’s te beheersen en de integriteit van de bank en die van de gehele financiële sector te waarborgen. Onderdeel van een integere bedrijfsvoering is het selecteren van integere werknemers.  

Gerechtvaardigd belang   
ABN AMRO mag jouw gegevens ook gebruiken als ze daar een ‘gerechtvaardigd belang’ bij heeft. Het belang van ABN AMRO om jouw gegevens te gebruiken moet wel zwaarder wegen dan jouw recht op privacy. ABN AMRO weegt daarbij alle belangen dus af.

Voorbeelden van een gerechtvaardigd belang dat ABN AMRO heeft om jouw gegevens te gebruiken in het wervings- en selectieproces zijn: 

  • Het werven en selecteren van geschikte en bekwame werknemers  
  • Bescherming van eigendommen en gegevens van de bank 
  • Bescherming van de veiligheid van de bank en haar medewerkers  

Waarvoor gebruikt ABN AMRO jouw gegevens?

ABN AMRO gebruikt jouw gegevens voor de volgende doelen.

  1. Werving en selectie van geschikte en bekwame werknemers. ABN AMRO gebruikt jouw persoonsgegevens om jouw geschiktheid voor de betreffende functie te kunnen beoordelen. Mocht het komen tot een arbeidsovereenkomst dan gebruikt ABN AMRO jouw persoonsgegevens om dit contract op te stellen. 
  2. Bescherming integriteit en veiligheid. ABN AMRO gebruikt ook gegevens om de bank, haar eigendommen, haar gegevens en haar medewerkers zo goed mogelijk te beschermen tegen allerlei vormen van inbreuken en schade. 
    • Denk aan de toegangspas waarmee ABN AMRO jouw aanwezigheid in het gebouw bijhoudt. 
    • Denk ook aan beveiligingscamera’s in en rond de gebouwen van ABN AMRO. 
    • Verder doet ABN AMRO aan pre-employment screening. Lees meer over deze screening hieronder. 
  3. HR management. ABN AMRO gebruikt persoonsgegevens van kandidaten om een verantwoordelijk, effectief en efficiënt HR-beleid te kunnen uitvoeren.
    • Denk aan onderzoeken die worden gedaan op het gebied van people analytics. Deze statistische analyses richten zich op het onderzoeken van de impact van de gevoerde HR strategie. De resultaten van de onderzoeken en bijbehorende adviezen zijn nooit herleidbaar tot individuele personen.
    • Denk ook aan het diversiteitsbeleid van ABN AMRO. ABN AMRO streeft naar het bankbreed weerspiegelen van de groeiende diversiteit binnen de samenleving. Zij wil daarom graag monitoren hoe de diversiteit binnen de kandidaten in het wervings- en selectieproces ervoor staat. Op geaggregeerd niveau gebruikt ABN AMRO hiervoor gegevens over geslacht en leeftijd. ‘Geaggregeerd’ betekent dat de gegevens niet te herleiden zijn tot een individueel persoon. 
  4. Wet- en regelgeving. ABN AMRO gebruikt tot slot gegevens van medewerkers om aan geldende wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Op grond van de Wft en lagere regelgeving moet ABN AMRO beschikken over een integere bedrijfsvoering. Onderdeel van een integere bedrijfsvoering is het selecteren van integere werknemers.  

Pre-employment screening

ABN AMRO vindt het belangrijk de betrouwbaarheid, professionaliteit en veiligheid van haar organisatie te waarborgen. Daarom bestaat de laatste fase van de sollicitatieprocedure uit een pre-employment screening. Hierbij kunnen ook gegevens worden gebruikt die afkomstig zijn uit openbare bronnen.

De pre-employment screening van ABN AMRO bestaat in elk geval uit de volgende onderdelen:

  • onderzoek naar onregelmatigheden;
  • identiteitscontrole;
  • adresverificatie;
  • controle diploma(‘s);
  • controle arbeidsverleden van de laatste vijf jaar;
  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De screening bestaat uit een intern en extern gedeelte. ABN AMRO voert het interne gedeelte uit en zal in dat kader informatie over jou opvragen, inzien en verifiëren. Voor de externe screening (alleen van toepassing voor sollicitaties op functies van ABN AMRO in Nederland) maakt ABN AMRO gebruik van een gespecialiseerd screeningsbureau, namelijk Validata (voor meer informatie, kijk op www.validatagroup.com). Wij geven geen gegevens van jou door aan dat bureau: jij moet zelf jouw gegevens invullen en uploaden op de website van deze partij. Voor andere landen dan Nederland wordt de screening uitgevoerd door een lokaal screeningsbureau of de organisatie in het betreffende land heeft een eigen screeningsprocedure.

Gebruik voor andere doelen dan waarvoor ABN AMRO jouw gegevens eerst had verkregen

ABN AMRO mag jouw gegevens ook gebruiken voor andere doelen dan waarvoor je ze oorspronkelijk had gegeven. Daarbij geldt wel dat dat nieuwe doel moet passen bij het doel waarvoor je jouw gegevens in eerste instantie aan de bank had gegeven. Om te bepalen of dit het geval is, kijkt ABN AMRO in ieder geval naar de volgende punten: 

  • Is er een duidelijk verband bij het doel waarvoor je de gegevens eerder gaf? Past het nieuwe doel daarbij?
  • Hoe zijn de gegevens ooit van jou verkregen? Zijn de gegevens van jouzelf gekregen of op een andere manier?
  • Om wat voor soort gegevens gaat het precies? Heel gevoelige gegevens? Of minder gevoelige gegevens?
  • Wat zijn de gevolgen voor jou als ABN AMRO de gegevens op een andere manier gebruikt? Is dat in jouw voordeel, jouw nadeel of maakt het niet uit?
  • Wat kan ABN AMRO doen om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen als zij deze opnieuw gebruikt? Denk aan anonimiseren of versleutelen.

Geeft ABN AMRO jouw gegevens ook aan anderen?

ABN AMRO kan jouw gegevens delen met bedrijven die ons helpen bij het selecteren van kandidaten. Denk aan werving- en selectiebureaus en uitzendbureaus. 

Ook kan ABN AMRO kan jouw gegevens delen met leveranciers van assessments. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een persoonlijkheidstest. 

Besluit ABN AMRO om jou aan te nemen, dan worden jouw gegevens gedeeld met Raet zodat zij jouw arbeidscontract kan opstellen. Raet regelt HR gerelateerde zaken van de bank. 

ABN AMRO kiest de bedrijven waarmee zij werkt zorgvuldig uit. ABN AMRO maakt duidelijke afspraken in een contract over hoe zij met jouw gegevens omgaan. ABN AMRO blijft zelf verantwoordelijk als zij een ander bedrijf inschakelt dat voor haar werkt.

Beveiliging van jouw gegevens

ABN AMRO doet haar uiterste best om jouw gegevens zoveel mogelijk te beschermen. ABN AMRO investeert daarvoor veel in haar mensen, systemen en procedures. De manier van werken wordt steeds afgestemd  op de gevoeligheid van de gegevens. Medewerkers worden getraind om veilig om te gaan met de gegevens.

Juist vanwege jouw veiligheid kunnen we niet in detail treden over de precieze maatregelen die we in verband met gegevensbeveiliging nemen. Onder punt 2 van ‘Waarvoor gebruikt ABN AMRO jouw gegevens?’ vind je voorbeelden van maatregelen waarmee de bank de gegevens van medewerkers beveiligt. 

Worden jouw gegevens ook buiten Europa verwerkt?

ABN AMRO en haar groepsmaatschappijen kunnen soms persoonsgegevens met elkaar delen. Ook wanneer deze groepsmaatschappijen zich buiten Europa zich bevinden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat je solliciteert voor een functie bij de ABN AMRO vestiging in Sydney. De bank zou dan gegevens van jou doorgeven aan die vestiging. De bank moet zich hierbij aan de lokale regelgeving houden.  

Het delen van persoonsgegevens met groepsmaatschappijen buiten Europa doet de bank op basis van haar wereldwijde interne beleid, de Binding Corporate Rules (BCRs). Dit beleid is door de Autoriteit Persoonsgegevens goedgekeurd. 

Het kan ook zijn dat ABN AMRO gebruik maakt van IT leveranciers die buiten Europa zijn gevestigd, of die hun dienstverlening ook vanuit landen buiten Europa aanbieden. Als dit het geval is zal ABN AMRO er voor zorgen dat deze doorgifte gebeurt in lijn met de privacywetgeving. 

Hoe bepaalt de bank hoe lang jouw gegevens worden bewaard?

Uitgangspunt bij het bepalen van verschillende bewaartermijnen voor persoonsgegevens is dat ze in elk geval worden bewaard zolang dat nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor ze zijn gekregen. 

De privacywetgeving kent geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. In andere wetten kunnen wél minimale bewaartermijnen staan. Dan moeten die gegevens dus ook zo lang worden bewaard. 

In beginsel bewaart ABN AMRO de persoonsgegevens van afgewezen kandidaten 1 jaar vanaf het moment van afwijzing. Ben je afgewezen en wil je dat jouw persoonsgegevens worden verwijderd? Dan kun je hiertoe een verzoek indienen via werkenbij@nl.abnamro.com. Word je als werknemer aangenomen, dan zal ABN AMRO jouw persoonsgegevens net zo lang bewaren als die van de andere werknemers. Voor de meeste gegevens van werknemers hanteren wij een bewaartermijn van 7 jaar vanaf het einde van jouw dienstverband.

Welke rechten heb je?

Inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking 
Je hebt het recht inzage te krijgen in de persoonsgegevens die ABN AMRO van jou verwerkt. Ook kun je ABN AMRO vragen jouw gegevens te verbeteren als deze niet kloppen. Jouw verzoek kun je indienen via https://www.abnamro.nl/nl/prive/abnamro/privacy/uw-rechten.html. 

In sommige gevallen kun je ABN AMRO ook vragen jouw gegevens te wissen. ABN AMRO hoeft een verzoek om jouw gegevens te wissen niet altijd te honoreren. Bijvoorbeeld niet als zij op grond van de wet jouw gegevens nog langer moet bewaren. 

Je kunt ABN AMRO ook vragen tijdelijk het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken. Dat kan in de volgende gevallen:

  • Je denkt dat jouw persoonsgegevens niet juist zijn;
  • ABN AMRO maakt ten onrechte gebruik van jouw persoonsgegevens;
  • ABN AMRO wil jouw persoonsgegevens vernietigen (bijvoorbeeld na de bewaartermijn) maar je hebt ze nog nodig.

Ook een verzoek tot gegevenswissing of tot beperking kun je indienen via abnamro.nl/klantrechtenrecht. Geef hierbij altijd duidelijk aan wat de reden is van je verzoek.

Voor meer informatie over jouw rechten en hoe je een verzoek kunt doen kun je terecht op https://www.abnamro.nl/nl/prive/abnamro/privacy/uw-rechten.html.

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)

ABN AMRO kan er voor zorgen dat jij jouw gegevens krijgt die je haar hebt gegeven en die geautomatiseerd worden opgeslagen. Dit geldt alleen als zij jouw gegevens verwerkt op basis van toestemming of de overeenkomst die zij met jou heeft gesloten. Dat heet ‘data portabiliteit’. 

Een verzoek om jouw gegevens te ontvangen of aan een ander te geven kun je doen via https://www.abnamro.nl/nl/prive/abnamro/privacy/uw-rechten.html.

Let op de veiligheid van jouw gegevens. Controleer of de partij aan wie je jouw gegevens wilt geven, te vertrouwen is en net zo veilig met uw gegevens omgaat als ABN AMRO. Als jij jouw gegevens zelf wilt ontvangen, let er dan op dat je eigen apparatuur veilig genoeg is en bijvoorbeeld niet is- of kan worden gehackt. 

Is iets onduidelijk?

Neem contact met ons op als je vragen heeft over het privacy statement. Wij helpen je graag via privacy.office@nl.abnamro.com.

Heb je een klacht?

Als je het niet eens bent met de manier waarop ABN AMRO omgaat met jouw gegevens, kun je een klacht indienen bij Klachtenmanagement via klachtenmanagement@nl.abnamro.com

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Wijziging van het Privacy Statement

Het kan zijn dat er in de loop van de tijd veranderingen in het gebruik van persoonsgegevens plaatsvinden door wijziging van wet- en regelgeving of wijziging van interne procedures of systemen die rechtstreeks gevolgen hebben op het gebruik van jouw persoonsgegevens door ABN AMRO. In dat geval wordt het privacy statement aangepast en zal ABN AMRO jou daarover informeren. Je ziet dan een aankondiging van de wijziging op de website www.werkenbijabnamro.nl.