Procurement en leveranciers

ABN AMRO MyBuy: zaken doen met ABN AMRO op het Ariba netwerk

De traditionele manier van zakendoen met ons is fundamenteel veranderd. We werken samen met SAP Ariba om een hoge kwaliteitsstandaard te borgen voor Supplier en Source- to- Pay managementprocessen. En daarom gebruiken we alleen het Ariba Network om zaken te doen met onze leveranciers. De Ariba Supplier Information Portal biedt informatie over de verandering, het gebruik van het Ariba Supplier Network en een aantal tools.

Supplier information management op het SLP portaal

ABN AMRO wil voor haar bankactiviteiten samenwerken met gekwalificeerde leveranciers. Door geselecteerd te worden als een vertrouwde leverancier, profiteren leveranciers van nieuwe producten/diensten en het verkrijgen van nieuwe zakelijke kansen bij ABN AMRO. Essentieel hiervoor is het hebben van de juiste leveranciersinformatie in ons Supplier Lifecycle Performance management (SLP portaal). Wanneer u in gesprek gaat met ABN AMRO wordt u gevraagd om via dit systeem uw bedrijfsgegevens door te geven. U ontvangt een uitnodigingsmail waarin u kunt inloggen met uw bestaande Ariba Network-account of u kunt zich aanmelden wanneer uw organisatie nieuw is op het Ariba Netwerk. U wordt ook gevraagd om twee vragenlijsten in te vullen, namelijk de vragenlijst voor leveranciersregistratie en bankinformatievragenlijst in het SLP-portaal. De informatie die over uw organisatie aan het SLP-portaal wordt toegevoegd, kan altijd door u worden bijgewerkt wanneer dat nodig is. Dit is een goede manier om grip te houden op de informatie van uw organisatie en een gezamenlijke inspanning met ABN AMRO om de datakwaliteit van leveranciers te verhogen.

De volgende informatiedocumenten zijn ter ondersteuning bij uw SLP registratie:

• ABN AMRO Leveranciers Registratie richtlijnen

• Werkinstructies voor de leveranciersregistratievragenlijst (Eng.)

• Informatie over SAP Ariba Supplier Management

Heeft u nog vragen? Stuur dan een email naar Procurement.

Ariba Network Pricemodel

Nieuwe leveranciers kunnen in principe kosteloos een account aanmaken en transacties doen op het Ariba Netwerk. Let wel! Op basis van het totale volume aan transacties en uitgaven die in uw account zijn ontvangen, kan een prijsmodel worden gekoppeld aan het gebruik van uw account.

Bestaande leveranciers met een Enterprise-account of een Standard-account

Lees meer over de verschillende Ariba leveranciersaccounts (Standard en Enterprise) en tarieven op de website SAP Ariba.

Ga naar de Ariba Supplier Information Portal voor meer informatie en instructies zoals:

• SAP Business Network Supplier Training Portal

• Ariba Network - Standard Account Functional Training Video

Leverancier & E-Invoicing

ABN AMRO wil de facturen die zij ontvangt van leveranciers zo veel mogelijk elektronisch verwerken. E-invoicing is voor ABN AMRO de volgende stap op de weg naar een duurzaam proces, met zo min mogelijk gebruik van papier. Bovendien verkort e-invoicing de doorlooptijd van de factuurverwerking.

ABN AMRO gaat over op e-invoicing

Voordelen voor u

• Uw facturen worden tijdig betaald

• Nabellen en uitzoekwerk komt te vervallen

• Uw papierverbruik neemt af

• Opstellen en verzending van facturen kan sneller

• 24 uur online inzicht in actuele status van facturen

• Efficiënte processen tussen koper en verkoper kan zakelijk voordeel opleveren.

Wat betekent e-invoicing voor u?

• Leveranciers leveren factuurgegevens elektronisch aan. Dit doet u door uw factuurdata in te voeren op de website van Ariba, onze partner voor e-invoicing (dus géén email, pdf of worddocument);

• Via handmatige invoer of met een geautomatiseerde koppeling wordt de factuurdata via een beveiligd netwerk aangeleverd bij ABN AMRO.

Voordelen voor ons

• Minimale handmatig controle werk dankzij uniforme data invoer

• Minimale kans op aanmaningen

• Papierverbruik neemt af

• Handmatige postverwerking vervalt

• Facturen kunnen niet meer zoekraken

• Verkorte doorlooptijd zorgt voor zuivere rapportages.

Om praktijkervaringen op te doen, loopt er binnen ABN AMRO momenteel een pilot e-invoicing met geselecteerde leveranciers. Voor hen is een Quick Start Handleiding beschikbaar. Na afronding van de proef wordt e-invoicing stapsgewijs ingevoerd voor alle leveranciers van ABN AMRO.

Ariba

ABN AMRO heeft Ariba als partner gekozen voor e-invoicing. Ariba is wereldwijd de grootste leverancier van integrale elektronische oplossingen voor zakelijke commerciële processen van bestellen tot betalen, waarbij zij kopende en verkopende partijen met elkaar verbindt (www.ariba.com). De Quick Start handleiding staat ook op het leveranciersportal van ABN AMRO op het Ariba Network.

Third Party Risk Management

Naast onze inzet om verantwoord ondernemen te bevorderen, betekent zaken doen met ABN AMRO als bancaire dienstverlener, dat leveranciers veilige diensten moeten leveren en moeten (helpen) voldoen aan eisen van de regelgevers en toezichthouders, zoals De Nederlandse Bank (DNB), de Europese Centrale Bank (ECB) en Europese Bank Autoriteit (EBA). ABN AMRO handelt conform de vereiste richtlijnen van de toezichthouders en stuurt actief op ‘Third Party Risk Management’. Dit heeft tot gevolg dat leveranciers bij onboarding en continu worden gemonitord en beoordeeld op alle risico aspecten voortkomend uit de dienstverlening gedurende de looptijd van het contract. ABN AMRO doet dit niet alleen en heeft een deel van deze activiteiten uitbesteed aan derden.

Onboarding classificatie

ABN AMRO werkt samen met externe dienstverleners, dit brengt bepaalde risico's met zich mee die van invloed kunnen zijn op onze license to operate. Hiervoor gebruikt ABN AMRO verschillende systemen, elk met een ander doel. Momenteel zijn er vier verschillende vragenlijsten. Afhankelijk van welke ‘tier’ van toepassing is, worden leveranciers gevraagd één of meer vragenlijsten in te vullen. In het document hieronder vindt u een overzicht van de vragenlijsten die ABN AMRO gebruikt om inzicht te krijgen in mogelijke risico's en wat u als leverancier kunt verwachten. Het specificeert ook welke informatie vereist is per Third Party Risk Management tier.

Risicomanagement met behulp van Hellios en Bitsight

Om ons Third Party Risk Management efficiënt in te vullen is ABN AMRO samenwerkingsverbanden aangegaan met Hellios en Bitsight, wat het makkelijker maakt voor leveranciers om zaken met ABN AMRO te doen.

Hellios Financial Services Qualification System (FSQS-NL)

Het Hellios Financial Services Qualification System (FSQS-NL) is ontworpen om de verzoeken van financiële instellingen op het gebied van compliancy & risicomanagement te standaardiseren en managen. FSQS-NL wordt dus ook door andere grote financiële dienstverleners gebruikt waardoor leveranciers in één keer voldoen aan verzoeken van meerdere financiële instellingen. Door gebruik te maken van FSQS-NL is ABN AMRO in staat om samen met haar leveranciers op een eenvoudige en gestandaardiseerde manier de benodigde data te verzamelen die bijdragen aan de eisen van de toezichthouders en het rapporteren hierover. FSQS-NL is hiermee een geïntegreerd en verplicht onderdeel van ons aanbestedingsproces.

Onze Procurement Consultants gebruiken dit systeem tevens voor het selecteren van reeds gekwalificeerde leveranciers ten behoeve van nieuw af te nemen kritische diensten of goederen. Een gekwalificeerde leveranciersstatus zorgt voor goede inzichten tijdens ons procurement proces en biedt bij ABN AMRO kansen voor het creëren van nieuwe business.

Bitsight

Het Bitsight Security Performance Management platform is in staat om de prestaties van de leveranciers diens digitale footprint te meten en investeringen en acties af te stemmen met de hoogst meetbare impact in de loop van de tijd. Door de digitale footprint van de leverancier te beoordelen helpt Bitsight om blootstelling aan cyberrisico's in de leveranciers diens hele digitale ecosysteem te verlagen.

Informatiebeveiligingsstandaard

Als belangrijk onderdeel van haar Third Party Risk Management verwacht ABN AMRO van haar leveranciers dat zij een effectief informatiebeveiligingsbeleid voeren in overeenstemming met de algemeen geldende standaarden van de informatiebeveiligingsindustrie. Deze standaarden zijn terug te vinden in de ‘Vendor Security Standard’.

De ‘Vendor Security Standard’ is ontwikkeld om een minimale set van informatiebeveiliging vereisten aan te duiden waar leveranciers, op organisatieniveau, aan moeten voldoen om met ABN AMRO te kunnen samenwerken. Wij verwachten van leveranciers dat zij, passend bij het relevante risiconiveau, een informatiebeveiligingsbeleid en de hierbij behorende beheersmaatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging hebben geïmplementeerd.

In het geval dat een leverancier (nog) niet kan voldoen aan de vereisten met betrekking tot informatiebeveiliging zoals genoemd in de ‘Vendor Security Standard’, maken we afspraken met de leverancier om hier zo spoedig mogelijk wel aan te kunnen voldoen. Afhankelijk van het geleverde product of dienst zijn er mogelijk aanvullende maatregelen noodzakelijk om de informatiebeveiliging van ABN AMRO op orde te houden en daarmee bij te dragen aan de algehele beveiligingsstrategie.

Onder de tabs vindt u belangrijke informatie voor leveranciers. Mocht u het antwoord op uw vraag niet onder de tabs terugvinden. Neem dan contact op met Procurement.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is inkopen met de meest positieve milieu-, maatschappelijke en economische effecten die mogelijk zijn gedurende de volledige levenscyclus en met het streven om nadelige effecten te minimaliseren.

Door bewust in te kopen, wil ABN AMRO bijdragen aan de maatschappij. Bij de inkoop van producten en diensten, zijn we ons bewust van de impact op mens en milieu én we stimuleren onze leveranciers om verantwoord te ondernemen en tegelijkertijd stimuleren we leveranciers om verantwoorder te ondernemen. Zo verbeteren we op twee fronten: onze bedrijfsvoering wordt duurzamer en via onze inkooppartners vergroten we onze impact enorm. Dat is een continu proces, waarbij onze keten steeds duurzamer wordt en we werken nauw samen met onze leveranciers om ervoor te zorgen dat in de gehele waardeketen zakelijke activiteiten worden uitgevoerd op een eerlijke manier, met integriteit en respect voor mens en milieu.

Verwachtingen van de leverancier

Van de leverancier wordt verwacht dat zij haar duurzaamheidsbeleid inzichtelijk en transparant maakt en dit deelt met ABN AMRO. ABN AMRO maakt afspraken met leveranciers waar de basis nog niet op orde is of waar leveranciers gedurende de looptijd van het contract niet meer voldoen aan deze basis. Meer impact maken betekent meer willen doen dan strikt noodzakelijk is om risico’s te beheersen en te voldoen aan de basisvereisten die voor alle inkoopcategorieën gelden. Aanvullende eisen en/of wensen kunnen van toepassing zijn om bij te dragen aan onze Purpose en Strategie.

Lees meer over Circulair inkopen

ABN AMRO Gedragscode voor leveranciers

ABN AMRO laat duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) terugkomen in alle inkoopprocessen. Elke leverancier tekent onze “Gedragsregels voor leveranciers”. Hierin staan onder andere regels hoe de leverancier om moet gaan met werknemers, milieu, het respecteren van wet- en regelgeving en een veilige werkomgeving. Bij de selectie van leveranciers voeren we duurzaamheidscontroles uit om te garanderen dat leveranciers ons beleid naleven.

Duurzame samenwerking met Global Sustainable Enterprise System

ABN AMRO hecht veel waarde aan een duurzame supply chain en streeft naar meer transparantie door samen te werken met haar leveranciers. Om onze Purpose 'Banking for Better, for generations to come' een extra impuls te geven, is Procurement een samenwerking aangegaan met Global Sustainable Enterprise System (GSES). Door deze samenwerking met GSES is het voor ABN AMRO mogelijk om de duurzaamheidscriteria voor leveranciers en de supply chain te meten en inzichtelijk te maken.

GSES helpt zowel ABN AMRO als u als leveranciers om inzicht te krijgen in onze en uw interpretaties van het duurzaamheidsbeleid. We verwachten van onze leveranciers dat ze zich houden aan hun duurzame keuzes en beleid met een duurzaamheidsverificatierapport zoals vermeld in de Gedragscode voor leveranciers. We gebruiken hiervoor GSES. Het is echter mogelijk om een rapport in GSES op te stellen op basis van uw Ecovadis data.

Lees de GSES-brochure voor meer informatie over Global Sustainable Enterprise System.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op met uw ABNAMRO Procurement-vertegenwoordiger.

Belangrijke richtlijnen

Download de documenten voor belangrijke richtlijnen voor leveranciers.